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Fiche pratique

Stages : obligations de l'employeur

Vérifié le 03/06/2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère chargé du travail

Les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation pour l'accueil de stagiaires. Elle concerne notamment les conditions de recours, la durée maximale du stage, la rémunération obligatoire, la signature d'une convention, le nombre maximal de stages en cours, le délai entre 2 stages. Le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, mais il doit tout comme ce dernier respecter les règles de son établissement d'accueil (horaires et durée légale du travail).

Stage de formation

Le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de <span class="miseenevidence">200 heures minimum</span> par année d'enseignement.

Un minimum de <span class="miseenevidence">50 heures</span> doit être dispensé en présence de l'étudiant.

Les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F23107">déclaration préalable à l'embauche (DPAE)</a>.

L'employeur doit toutefois mentionner dans une partie spécifique du <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F1784">registre unique du personnel</a>, dans leur ordre d'arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis dans l'établissement.

Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Conditions autorisées

Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l'élève ou de l'étudiant.

Il lui permet d'acquérir les compétences professionnelles liées à sa formation.

Les missions confiées dans le cadre du stage doivent être conformes au projet pédagogique de l'établissement d'enseignement.

Conditions interdites

Un stage d'étudiant ne peut pas être proposé pour les missions suivantes :

  • Remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
  • Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié)
  • Faire face à un accroissement temporaire d'activité
  • Occuper un emploi saisonnier

  • Entreprise de moins de 20 salariés
  • Entreprise d'au moins 20 salariés

Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir <span class="valeur">3</span> stagiaires maximum en même temps.

Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.

Dans un organisme d'accueil d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=R38690">semaine civile</a> ne peut pas dépasser <span class="valeur">15 %</span> de l'effectif.

 Exemple

Une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 x <span class="valeur">15 %</span> = 6,75). L'effectif étant arrondi à l'entier supérieur.

Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.

  À savoir

lors de formations en milieu professionnel obligatoires (pour les diplômes technologique ou professionnel du second degré) dans les entreprises de 30 salariés maximum, le nombre de stagiaires ne peut pas dépasser <span class="valeur">20 %</span> de l'effectif. Ces entreprises ne peuvent pas non plus accueillir plus de 5 stagiaires en même temps.

La durée du ou des stages ou formation effectués en milieu professionnel est de <span class="miseenevidence">6 mois</span> maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement.

Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil de la façon suivante :

  • 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent 1 journée de présence
  • 22 jours de présence représentent 1 mois

La durée maximale de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, <span class="miseenevidence">924 heures</span> de présence effective dans l'organisme d'accueil.

 À noter

en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F13879">période d'essai</a> et est prise en compte pour le calcul des droits liés à <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F34857">l'ancienneté</a>.

L'employeur doit respecter un <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=R52042">délai de carence</a> entre 2 stages : il est de 1/3 de la durée du stage précédent.

 Exemple

Après un stage de 6 mois, l'employeur doit attendre 2 mois avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s'applique pas si le stagiaire interrompt lui-même le stage.

Le stagiaire doit signer une convention de stage.

La convention précise les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage.

La convention indique également le temps prévu de stage dans le cursus de formation.

Le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre les différentes parties :

  • Stagiaire (ou, s'il est mineur, son représentant légal)
  • Organisme d'accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme)
  • Établissement d'enseignement ou de formation
  • Enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement
  • Tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil

La convention doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes :

  • Intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement
  • Activités confiées au stagiaire
  • Noms de l'enseignant référent et du tuteur
  • Dates de début et de fin du stage et durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
  • Conditions d'autorisation d'absence
  • Taux horaire de la rémunération (appelée <span class="expression">gratification</span>), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et conditions de son versement
  • Avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple)
  • Régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F1784">registre unique du personnel</a>.

L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.

Si le stage a lieu à l'étranger, une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage.

Conditions de versement

  • Stage continu
  • Stage discontinu

Une <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F32131">gratification minimale</a> est versée au stagiaire si la durée du stage est <span class="miseenevidence">supérieure à 2 mois consécutifs</span> (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire ou universitaire.

En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification.

Si le montant horaire de la gratification est inférieur à <span class="valeur">4,05 €</span>, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.

Une <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F32131">gratification minimale</a> est versée <span class="miseenevidence">à partir de la 309<Exposant>e</Exposant> heure de stage</span> même s'il est effectué de façon non continue.

En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification.

Si le montant horaire de la gratification est inférieur à <span class="valeur">4,05 €</span>, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.

Montant

Le montant minimum versé pour chaque heure de présence effective est de <span class="valeur">4,05 €</span>.

Dans certaines branches professionnelles, ce montant peut être supérieur au montant minimum légal.

L'employeur doit le vérifier dans la <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F2395">convention collective</a>.

Un simulateur de calcul est disponible :

Simulateur
Calculer le montant de la gratification minimale d'un stagiaire

Accéder au simulateur  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre

Versement

La gratification est versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage.

Elle est due dès le 1<Exposant>er</Exposant> jour de stage.

 Exemple

Pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1<Exposant>er</Exposant> janvier au 31 mars 2023 :

Le montant de la gratification totale due est de <span class="miseenevidence">455 heures</span>, soit <span class="valeur">1 842,75 €</span>.

La gratification peut être versée de 2 manières :

  • soit en fonction du nombre réel d'heures effectuées par mois,
  • soit par lissage par mois de la totalité des heures effectuées durant le stage.
Comparatif des 2 méthodes de versement

Période

Nombre d'heures réelles

Lissage

(=<span class="valeur">1 842,75 €</span>/3)

Janvier

<span class="valeur">623,70 €</span>

<span class="valeur">614,25 €</span>

Février

<span class="valeur">567,00 €</span>

<span class="valeur">614,25 €</span>

Mars

<span class="valeur">652,05 €</span>

<span class="valeur">614,25 €</span>

<span class="miseenevidence">Total</span>

<span class="valeur">1 842,75 €</span>

<span class="valeur">1 842,75 €</span>

Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement sur la base du nombre réel d'heures effectuées.

Tout stage définitivement interrompu fait l'objet d'un régularisation globale selon le nombre d'heures effectuées.

En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage.

Elle mentionne la durée effective totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

Modèle de document
Modèle d'attestation de stage

Accéder au modèle de document  

Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre

Lorsque le stage dure plus de <span class="miseenevidence">2 mois</span>, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d'autorisations d'absence.

Si le stage dure 2 mois maximum, la prise de congés n'est pas obligatoire.

La rémunération des congés est facultative.

En cas de maternité, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence pour une durée équivalente à celle prévue pour les salariés. Durant ces absences, le maintien de la gratification n'est pas obligatoire.

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F34474">comité social et économique et social - CSE</a>, par exemple).

Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

Frais de repas

Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F21059">titres-restaurant</a> dans les mêmes conditions que les salariés.

Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre <span class="valeur">50 %</span> et <span class="valeur">60 %</span> de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas <span class="valeur">6,50 €</span> en 2021.

Frais de transport

L'employeur doit <a href="https://montabot.fr/pro-assoc/?xml=F19846">rembourser une part des frais de transport</a> engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.

En cas de non-respect des règles d'encadrement des stages, l'employeur encourt une amende administrative pouvant aller jusqu'à <span class="valeur">2 000 €</span> par stagiaire concerné.

L'amende peut aller jusqu'à <span class="valeur">4 000 €</span> en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la 1<Exposant>ere</Exposant> amende.

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